8️⃣ consejos de planificación y organización de eventos y reuniones de empresa pequeñas

Incluso las fiestas de empresa más pequeñas requieren una organización adecuada para asegurar que todas las necesidades y objetivos se cumplen. Para ser más eficaz, hay una forma de ordenar las tareas y procedimientos y evitar que se nos escape algún detalle. A continuación enomeramos los 8 pasos esenciales a seguir para organizar una fiesta de empresa pequeña.

1 – Elige un buen tema y ubicación

Este paso representa las dos variables que tus invitados querrán conocer primero. El “dónde y porqué” es lo primero que un invitado quiere conocer y a raíz de esto se inclinará más por asistir o no.

El sitio o local que elijas también es muy importante ya que afectará (para bien o para mal) sobre el evento en general, además de en muchas otras decisiones que tendrás que hacer durante la planificación del evento.

Dependiendo del tipo de evento que quieras ofrecer dispones de multitud de posibilidades como nuestro local Daily 76, un espacio / bar multiusos ubicado en la zona de Nuevos Ministerios (Madrid) muy solicitado para eventos y fiestas de empresa ya que no se cobra alquiler del espacio con la posibilidad de reservar pagando solo las consumiciones que se realicen.

2 - Selecciona bien a los participantes

Si en tu evento se van a realizar algunas charlas deberás enfocarte en el tema que se va a tratar y evitar distracciones con otros temas que no estén relacionados con el objetivo del evento, es por esto que se recomienda limitar la selección de los participantes y explicarles cual es el tema de forma definida. Somos conscientes de que la costumbre o cultura corporativa es invitar a la charla a todos los jefes e incluso a algún representante de otra empresa para enriquecer el contenido, pero no olvidemos que se trata de un evento pequeño y debemos descartar aquellas personas que puedan frenar el progreso con charlas sin importancia.

3 – Ofrece tres fechas y horarios

Ten cuidado a la hora de preguntar la disponibilidad de los asistentes. Es fácil abrir una “caja de pandora” cuando se trata de programar una fecha que le venga bien a todos los invitados. 

Una forma de evitar esto es ofrecer tres posibilidades de fechas y horarios y luego preguntar a cada persona que momento le viene mejor. Con un poco de suerte la mayoría de los invitados coincidirán en una de ellas. Si se da el caso y hay algunas personas que han elegido otro momento, no tengas miedo de preguntar a esa minoría si pueden organizar su calendario para asistir en el día y horario que haya decidido el resto.

4 – Crea un itinerario 

Esto es crucial para tener una lista o cronograma de los temas que se van a tratar además de seleccionar quién es la persona que dirigirá cada temática. Recuerda que las personas que estéis organizando el evento normalmente podéis contar con el apoyo y asesoramiento de vuestros jefes para que os ayuden a crear este itinerario con precisión. Una vez completes el primer borrador, se debe enviar al grupo de participantes para su aprobación.

5 – Debate las posibles necesidades

Hay muchas formas de presentar ideas al grupo, y cada “ponente” tiene sus propias preferencias. Algún medio donde se puedan reproducir presentaciones del estilo PowerPoint, el acceso a Internet y las pizarras son algunas de las cosas que necesitas preparar para el evento. Se pro activo al pedir estos detalles y haz un seguimiento para estar seguro de que todo está listo unos días antes del evento.

6 – El catering para tu evento de empresa

La clave a la hora de pedir la comida para pequeños eventos es seleccionar una combinación funcional. La comida no debe interferir en ningún aspecto del negocio, por lo tanto, evita los platos o bandejas extremadamente formales al ser posible. Si organizas un evento donde los invitados estarán sentados en una mesa, lo ideal es habilitar una habitación que esté lo mas cerca posible del sitio de reunión para que los invitados puedan volver lo antes posible.

7 – Detalles finales

Unos siete días antes del evento, se debe enviar una copia final del itinerario con los detalles a cada participante, en el que se debe incluir todo lo que se ha organizado para ese día. Añade las direcciones, información de cómo llegar en transporte público, parking cercanos y contactos de emergencia. 

8 - Día del evento

Como organizador o planificador del evento/reunión tu trabajo es asegurarte de que el evento se incie y coordine con éxito. Lo primero que debes hacer es llegar pronto al sitio o local que hayas seleccionado para inspeccionar el espacio habilitado y reunirte con algún responsable del sitio.

Dependiendo de la ubicación es posible que también necesites pegar algún cartel identificativo para que los invitados encuentren fácilmente el espacio que os han reservado.

Y aquí lo tienes: ocho pasos realmente fáciles de planificar para un pequeño evento o reunión.

No olvides

Organizar cada paso obviamente te llevará un tiempo, y comunicar tus planes a los asistentes es solo una parte de tu trabajo, así que asegúrate de comenzar a organizar todo con suficiente antelación.