Cómo organizar una fiesta sorpresa: La guía definitiva 2024 (paso a paso)

Esta es una guía completa con información actualizada para organizar fiestas sorpresa paso por paso.

Por lo tanto, si necesitas planificar una fiesta a algún amigo o familiar, disfrutarás con los consejos prácticos y de calidad de esta nueva guía.

Comencemos a profundizar en esto. 

Una fiesta sorpresa es la mejor forma de celebrar una ocasión especial, como por ejemplo: un cumpleaños importante.

Es cierto que una fiesta de cumpleaños sorpresa requiere una buena organización, pero la emoción y alegría que siente el homenajeado al descubrir lo que han organizado para el hace que todo el trabajo merezca la pena.

Este tipo de fiestas están destinadas a hombres y mujeres de todas las edades. El objetivo de esta nueva guía es enseñarte a organizar una fiesta sorpresa de forma fácil.

Siguiendo los siguientes pasos, aprenderás todo lo que necesitas hacer para organizar una fiesta a tu amigo, pareja o familiar.

Entonces, vamos a comenzar con los diez pasos imprescindibles que necesitas conocer para organizar una fiesta perfecta en 2024.

Paso #1: Averigua cuales son los gustos de la persona que cumple años

La fiesta sorpresa es para otra persona, y debe plantearse siguiendo sus gustos personales.

Ponte en su lugar, piensa en sus aficiones, sus hobbies, comida y bebida favorita, o la música que escucha.

¿Prefiere una gran multitud o una pequeña fiesta de amigos y familiares cercanos?

Necesitarás conocer estos datos antes de comenzar con los preparativos. Más adelante necesitarás toda la información que hayas podido conseguir para hacer que la sorpresa sea más emocionante y divertida.

Paso #2: Establece una fecha para la celebración 

Si la fiesta sorpresa es para un cumpleaños, probablemente esa persona esté esperando algo.

Para evitar levantar sospechas (o que se piense que se han olvidado de ella/el) tendrás que organizar algo antes de la fiesta real. Puede ser suficiente con un detalle.

Además, tendrás que elegir una fecha y hora a la que puedan ir todos sus amigos, y por supuesto, el invitado de honor también.

Como esto es imposible de saber sin preguntar, tendrás que avisar con mucho tiempo de antelación. Además, tenéis que estar seguros de que el homenajeado no tiene otro plan para el día elegido.

¿Cual es la mejor forma de prevenir?

Hablando con un familiar cercano (su madre, su padre o su pareja si es posible) y preguntando si han pensado organizar algo para su cumpleaños el mismo día. Si no hay nada organizado, explícales lo que tienes pensado hacer y pide que guarden el secreto.

Paso #3: Calcula un presupuesto para la fiesta  

Puedes conseguir organizar este tipo de fiestas de forma barata si sabes como. Por ejemplo: Buscar espacios donde te permitan organizar fiestas sorpresa llevando tu propia comida de casa.

Daily 76 es una opción excelente si la fiesta se va a celebrar en Madrid.

En ese sitio te permiten llevar tu propia comida o un catering que contrates por tu cuenta, sin pagar nada por ese servicio (solo pagas las bebidas).

Pese a esto, no olvides que seguirás necesitando presupuesto para otros preparativos, y la cantidad con la que esté dispuesto a contribuir cada uno influirá directamente en el resultado final.

Paso #4: Decide dónde organizar la fiesta sorpresa  

Hay varios factores a tener en cuenta en este procedimiento. Una de las primeras cosas que tienes que decidir es el lugar donde vais a celebrar la fiesta sorpresa.

Dependiendo del horario en el que quieras reservar la fiesta, puede que sea más conveniente elegir hacerlo en casa o en un local (cada uno tiene sus ventajas y desventajas).

Hacer una celebración en casa puede parecer lo más cómodo, sin embargo, se necesita invertir mucho tiempo para dejarla presentable y puede verse limitada por los vecinos.

Consigue un sitio especializado en celebración de fiestas de cumpleaños. Obtendrás el mejor servicio para el invitado de honor y para los familiares y amigos.

Además, estos sitios suelen estar preparados para sorpresas de cumpleaños como la tuya. Por lo que seguro que estarán capacitados para ayudarte en cualquier procedimiento. 

Paso #5: Selecciona los invitados del cumpleaños

La idea de hacer una fiesta sorpresa a alguien es sin duda una gran idea, pero recuerda que la persona que cumple años no puede descubrirlo.

Si invitas a demasiadas personas, es más probable que alguna de ellas no sepa guardar el secreto y arruine el momento de la sorpresa.

Habla con cada uno de los invitados de forma individual, y pídeles que guarden el secreto (no olvides mencionar las redes sociales). Evita formar grupos para la fiesta en redes como Facebook. En cambio, utiliza un grupo de Whatsapp para comunicarte con los invitados.

Piensa en todas las personas importantes de la persona homenajeada. Analiza si tiene familiares que viven lejos, viejos amigos de la Universidad, grandes compañeros de trabajo o amigos del gimnasio. 

¿Por qué?

Reunir a estas personas ilusionarán mucho a tu ser querido, ¡será la guinda del pastel! Esta parte es realmente importante si se trata de una fiesta especial como un 20, 30 o 40 cumpleaños.

Habla con los familiares y amigos del invitado de honor

Cuanto menos sepan los invitados, es menos probable que la sorpresa se revele accidentalmente durante una conversación. 

Comparte solo la información imprescindible que sus amigos y familiares necesitan saber. Por ejemplo: la hora y el lugar de la fiesta, o si hay que seguir algún código de vestimenta.

Habla con cada invitado de forma individual para aumentar el porcentaje de asistencia. Además, de esta forma te podrán preguntar cualquier duda y todo quedará más claro. Pídeles que guarden el secreto y diles que hablen directamente contigo si necesitan saber algún detalle de la sorpresa.

Por otro lado, necesitarás algunas personas que te ayuden con los preparativos el día de la fiesta. Tienes que delegar algunas responsabilidades de organización a gente de confianza. Esto es muy importante, ya que una sola persona no puede hacerlo todo. 

Consejo:

Contacta primero con sus mejores amigos

Busca quienes serán tus cómplices y crea una pequeña checklist que te ayude a organizar las tareas de cada persona.

Además, no olvides que alguien debe tener entretenido al homenajeado el día de la sorpresa.

Piensa en todos los detalles, hasta el punto de asegurarte que nadie va al baño en el momento equivocado.

Recuerda la importancia de mantener el secreto

Es posible que tengas que utilizar alguna mentira piadosa a las personas que creas que pueden desvelar algo. No te sientas mal por esto! Piensa que es la mejor forma de proteger la sorpresa. 

Paso #6: Decide la decoración y temática de la fiesta

Una buena forma de animar una fiesta sorpresa es hacerla temática. 

Piensa en algún tema que esté relacionado con sus gustos o aficiones y que sea divertido. Se creativo y original e intenta darle un enfoque gracioso.

Después, habla con los demás para que preparen su mejor disfraz, esta será una forma fácil de hacer que todos los invitados se lo pasen como niños.

¿No tienes pensado organizar una fiesta de disfraces?

Eso no es un problema. Pregunta a sus seres queridos cual es su color favorito e intenta combinar la decoración entre ese color con otros que estén relacionados con sus hobbies. Unos globos y guirnaldas bien elegidos son ideales para fiestas sorpresa de cumpleaños. 

Esto hará que pese a no ser una fiesta de disfraces, la atmósfera esté relacionada con los gustos y personalidad del invitado de honor.

Paso #7: Planifica el momento clave de la sorpresa 

Además de asegurarte de que tus cómplices tengan todo bien organizado el día de la sorpresa, deberás asegurarte de que no se les vea por la zona donde vais a hacer la celebración.

De esta forma, cuando el homenajeado se vaya acercando al lugar de la fiesta, no se cruzará con ninguno de sus amigos (podría levantar sospechas).

También necesitarás tener ocupada a la persona que cumple años durante el día de la fiesta. Eso significa que alguien tendrá que pasar tiempo con esa persona y mantenerla ocupada durante el tiempo que sea necesario.

Si le dices al homenajeado que tenéis algo preparado en un sitio especial, comenzará a sospechar y pondrás en riesgo la experiencia. Pero si le dices que vais a una zona que suele frecuentar, las sospechas se mantendrán al mínimo. 

Hacer planes con la persona que cumple años con suficiente tiempo. De esta forma no tendrás que rogarle que cancele sus planes cuando se acerque el día de la celebración. 

No importa la excusa, solo asegúrate de que esté vestido de forma apropiada.

La gran revelación

Lo primero es lo primero. Asegúrate de que todos los invitados llegan al menos 01:30h a la fiesta antes que el homenajeado. 

Procura tener algo de comida y bebida para que esperen picando algo.

El gran día, habla con todos los invitados y planifica como será el momento de la gran revelación. Todos deben tener claro el momento de gritar “sorpresa”. 

Probablemente, algunos familiares y amigos irán en coche a la fiesta, y también debes pensar en esto.

Si hay alguien que tenga un coche fácilmente reconocible o una matrícula peculiar, pídele que no aparque demasiado cerca del lugar de la celebración.  Si la fiesta es en una casa, será más fácil. Solo tendrás que pedir a los invitados que aparquen lejos.

Asegúrate de que alguno de los invitados tenga una cámara para grabar la reacción del protagonista cuando le deis la gran sorpresa. ¿Alguno de los asistentes tiene una buena cámara?

Paso #8: No te olvides de la comida y la bebida  

Necesitas saber el número de invitados que han confirmado que asistirán a la fiesta.

¿Por qué?

Si conoces el número de invitados que asistirán ya puedes reservar la comida y la bebida que necesitas de una forma más acertada.

Si finalmente se va a celebrar la fiesta en un local, necesitarás informar con el mayor tiempo posible al responsable para que te reserven todo lo que necesitas.

La tarta de cumpleaños puede ser la parte más difícil, pero si has pedido ayuda a familiares y amigos para la organización pueden convertirse en tus mejores aliados para elegir bien.

En cuanto a las bebidas, compra lo suficiente en base al número de invitados confirmados y recuerda preguntar al encargado del sitio si tienen opción de reservar una barra libre (es la forma más cómoda de organizar la bebida).

Busca un sitio seguro para guardar el picoteo

¿Quien va a hacerse cargo del picoteo? Si eres la persona que va a realizar la compra ten en cuenta que el invitado no puede descubrir la comida o la decoración. 

Consigue un lugar lejos del protagonista donde puedas almacenar todo (la casa de su mejor amigo o de las personas que te están ayudando en la planificación).

Encarga la tarta de cumpleaños 

¿Te queda presupuesto para una tarta especial?

Una tarta personalizada es lo ideal para una ocasión especial como esta. Este tipo de detalles también son muy valorados por las personas que cumplen años.

Entonces, si el presupuesto no es un problema, no lo dudes ni un momento y encarga una tarta original. 

Si por el contrario no dispones de presupuesto, averigua cuales son los gustos del homenajeado y busca una tarta o unos pasteles siguiendo sus gustos y preferencias. 

De una forma u otra, es recomendable que recojas la tarta de cumpleaños el mismo día de la fiesta. De esta forma tienes más posibilidades de mantenerla en buen estado.

Paso #9: Consigue ideas para divertir a los invitados durante la fiesta sorpresa

Las actividades de entretenimiento para fiestas es una excelente forma de hacer que los invitados disfruten del momento. El objetivo de estas ideas para fiestas es que te sirvan de inspiración. Algunas no son baratas, pero si tienes presupuesto no lo dudes ni un momento.

Estas son algunas ideas para hacer que tu fiesta sorpresa sea más original:

• Artista de caricaturas o siluetas
  Una de las actividades que más éxito esta teniendo son los artistas de caricaturas o siluetas. Esto es una buena idea para conseguir una fiesta única. Los familiares y amigos también se podrán llevar su propia caricatura!

• Grupo de música o mini-concierto
  Uno de los primeros pasos que encontrarás en esta guía es averiguar los gustos de la persona que cumple años preguntando a sus familiares y amigos. Ahora que ya lo sabes, puedes conseguir un grupo de música que toque canciones que le gusten al homenajeado. Otra opción es contratar un Dj que pinche la música que quiera el invitado de honor.

• Photocall
  Un clásico que nadie olvida al organizar cualquier fiesta. Una forma graciosa de conseguir las fotos más divertidas. Ten en cuenta los gustos de la persona que cumple años, cuando lo tengas claro busca algunos artículos que estén relacionados con esa temática.

• Presentación de vídeo
  Consigue algunas fotos de la persona que cumple años. Además, puedes pedir a sus seres queridos que graben en vídeo unas dedicatorias. No olvides hacerlo con suficiente tiempo para que puedas crear el vídeo sin estrés. 

• Juego de beber
  Siempre que la personalidad del homenajeado esté en la misma “onda”, puedes organizar algún juego de bebida para asegurar que la diversión siga después de la tarta. ¿Quizás un Beer-Pong?

Conclusión:

Hay una gran cantidad de ideas para hacer que tus invitados se diviertan, el límite lo pone tu imaginación! No debes preocuparte por el presupuesto, ya que se pueden organizar actividades con muy poco dinero.

Paso #10: Consejos a tener en cuenta unas horas antes de la fiesta sorpresa:

Cita a los invitados una hora y media antes a la fiesta sorpresa. La mayoría de ellos llegarán un poco más tarde, así que asegúrate de que todas las personas estén ahí antes de que llegue el protagonista.

Mantén la discreción en todo momento y pide lo mismo a los invitados. Evita contar la sorpresa a los niños de los asistentes, especialmente aquellos que están más cerca de la persona que cumple años.

Un día antes de la fiesta, llama a todos los invitados para confirmar su asistencia y hacerles saber los últimos detalles.

Ten la comida preparada antes de ese día. La mejor idea es decidirte por un trabajo práctico.

Deja que tu creatividad te inspire al decorar el evento. Haz algunas manualidades y conseguirás ahorrar un dinero.

Ahora tienes todo lo que necesitas para organizar una fiesta sorprendente e inolvidable.

Esperamos que disfrutes de este día tan especial ^^

Preguntas respondidas a los lectores:

· ¿Cómo puedo estar seguro de que el homenajeado no está haciendo planes para ese día?

Haciendo planes falsos con el. Por ejemplo, invítalo a cenar o a ver una película. De esta forma estarás seguro de que esté disponible para la fiesta.

· ¿Cómo puedo organizar una fiesta sorpresa en un día?

La mejor opción es no hacer la fiesta con tan poco tiempo. Pero si has tomado esa decisión tendrás que pedir ayuda a todos sus amigos y familiares. (Por ejemplo: alguien que se encargue de los globos y la decoración, que otra persona busque un lugar, etc).

· ¿Cómo debo organizar una fiesta sorpresa a mi padre?

Si es un fanático de los deportes, puedes hacer que la decoración de la fiesta tenga los colores de su equipo favorito. Invita a la familia y a algunos amigos, y dale trabajo a todos. Pide ayuda a tu madre para organizar la fiesta, seguro que es tu mejor aliado.

· ¿Cómo evito que la invitada de honor se entere de la fiesta cuando vive conmigo?

Al ser posible, organiza la fiesta fuera de tu casa. Si tienes que hacerlo en tu casa, asegúrate de que la invitada de honor pasa el día fuera (pide ayuda a su mejor amiga si es necesario). Asegúrate de que no llega a casa hasta que estén todos los invitados.

· Organizo una fiesta sorpresa al aire libre. ¿Qué pasa si comienza a llover durante la fiesta?

Si has decidido organizar la fiesta sorpresa fuera, elige un sitio que esté cerca de vuestra casa. De esta forma, si llueve podéis salvar la mayor parte de la comida y continuar.

Referencias

MGNevents
Cómo organizar una fiesta sorpresa (¡y mantenerla en secreto!)

Wikihow
Cómo organizar una fiesta sorpresa