✋ Errores más comunes en la organización de eventos

Los errores se cometen en todas las empresas y en nuestra vida personal de forma habitual, y es nuestra mejor forma de crecer y aprender, pero algunos errores pueden salirnos muy caros.

Sigue los pasos necesarios para evitar estos cinco errores más frecuentes de planificación de eventos, y si cometes un error asegúrate de no cometer el mismo error otra vez.

No comenzar a organizar con suficiente antelación

Seguro que el título te suena familiar, en alguna ocasión de nuestras vidas hemos tenido la responsabilidad de organizar algún evento importante y lo hemos dejado para última hora... Comenzar demasiado tarde a organizar tu evento es lo peor que podemos hacer y será lo que cause  la mayoría de los problemas.

Tan pronto como tengas elegido una fecha para el evento, un motivo del mismo y un presupuesto ponte a trabajar. 

Los espacios para eventos en Madrid reservan con mucha antelación, así que deberías reservar el espacio donde se vaya a desarrollar el evento lo antes posible, de lo contrario te encontrarás muchas limitaciones y puede que te quedes con el peor sitio. 

Si vas a contratar algún músico o artista o piensas invitar a alguna persona a dar una charla piensa que estas personas necesitan que les reserves la fecha con mucho tiempo de antelación. Una vez tengas asegurada la fecha para tu evento intenta firmar un contrato con estas personas de inmediato.

Organizarse con un checklist es otra tarea que necesitas abordar de inmediato. Al mapear todos los pasos a seguir durante el proceso de planificación puedes desarrollar un cronograma para cada uno de ellos, y conseguirás una guía valiosa para comenzar y mantener el rumbo correcto.

Investigar otros eventos de la competencia

¿Alguna vez has programado un evento y cuando ya era demasiado tarde te has dado cuenta de que el mismo día se celebraba otro evento de la competencia? Debes evitar esta situación por completo, solo uno de los eventos atraerá a la multitud, crucemos los dedos para que los invitados elijan el tuyo...

Se debe hacer una investigación y verificar si hay eventos similares al tuyo el mismo día antes de que sea demasiado tarde. Piensa en las fechas de vacaciones por festivos nacionales, principales eventos deportivos u otros acontecimientos locales que puedan causar estragos en las personas que se dirigen al evento. Una vez hayas decidido una buena fecha , haz correr la voz entre los invitados.

Confirmar con tiempo todos los asuntos con los proveedores

Confirma con los proveedores aquellos servicios que necesites que te proporcionen e intenta firmar algún contrato o acuerdo vinculante. De lo contrario, no tendrán ninguna obligación legal por prestarte ese servicio mas allá de su interés económico, así que si el proveedor te falla y no se presenta, no podrás hacer nada. Por lo tanto, confirma que todo esté en orden con los proveedores no una, si no dos veces, o tres veces antes del evento. Si, has leído bien, dos o tres veces. Confirma una primera vez todos los detalles en el momento de firmar el contrarto, una vez más cuando queden 8 o 10 días para el evento y una tercera vez el día anterior al evento. Esto es una forma de hacer un seguimiento y asegurarte de que tu "pedido" se encuentra correctamente configurado en su calendario.

En el caso de proveedores de catering, se trata de empresas que en un día trabajan distintos eventos y es más fácil de lo que parece que tu documentación se pierda o sea archivada por otra persona de la empresa... Por lo tanto, asegúrate de que todo sigue en orden y de que esto no te suceda a tí confirmando con ellos en varias ocasiones todos los detalles, horarios, fecha, y otros posibles servicios acordados. Mantén el contacto de este proveedor fácilmente disponible.

Prepara un “Plan B”

Tener un plan de contingencia es imprescindible para cualquier evento, y más especialmente si se va a celebrar en un sitio abierto (al aire libre). Las condiciones climáticas son imprescindibles y si hay demasiado viento o llueve necesitarás un plan de respaldo.

Al margen de estar preparados frente a cualquier incertidumbre climática, existen otras circunstancias inusuales que también pueden abordarse con antelación. Así que planifica tu plan B con tiempo y evita uno de los errores de planificación mas grandes.

No tener la suficiente ayuda

Cuando se trata de contratar personal para eventos, elegir algunas personas de más es lo mejor. Te costará mas dinero, pero puede salvar tu evento. Imagínate situaciones como estas: una barra abarrotada de invitados frustrados que esperan que les sirvan su bebida mientras un camarero intenta preparar las bebidas corriendo, el personal de seguridad o hostess abrumados por la gran cantidad de personas que han acudido al evento dejando a los invitados que llegan cansados del viaje esperando demasiado tiempo en la puerta....

Tener personal extra a mano para cada evento te ayudará más de lo que piensas apoyando en momentos de mayor actividad, ofreciendo un servicio adicional en las zonas que lo necesiten, resolviendo los posibles problemas que surjan con fluidez... Estas son algunas de las cosas que pueden conseguir diferenciar un simple evento de un gran evento.

Cuando tengas que buscar personal para el evento, busca personas que tengan experiencia en eventos como el tuyo. Contrata solo personal profesional con buenas recomendaciones. Infórmales sobre que trata el evento, el número de invitados que van a asistir, tus expectativas y quién es la persona a la que tienen que acudir cuando tengan una pregunta o problema. El personal del evento (independientemente de que te lo proporcione una empresa de ETT o lo hayas conseguido por tu cuenta) te representan indirectamente a ti y al evento. Lo que significa que un mal encuentro con el personal que trabajará durante el evento permanecerá en la memoria de esa persona afectando negativamente el servicio y la experiencia de tus invitados y clientes. Este pequeño detalle puede amargar la experiencia incluso de los eventos más grandes y mejor planificados.

Si estás buscando un espacio para eventos en Madrid, no olvides que Daily 76 puede ser una buena opción para eventos de hasta 120 personas. Contáctanos sin compromiso si quieres más información.