Cómo planificar un evento de recaudación exitoso en 10 pasos

Los eventos son una poderosa herramienta de recaudación de fondos para organizaciones tipo ONG, grupos deportivos, grupos de estudiantes, etc. si no el canal más poderoso de recaudación de fondos.

Cuando sondeados, los millennials en particular te dirán que les encantan los eventos en vivo por la sensación de conexión que inspiran. Pero como creador de eventos, lograr que las personas se presenten a un evento es solo la mitad de la batalla. También quieres maximizar la cantidad de dinero que se recauda.

Aquí tienes este pequeño manual de 10 pasos sobre cómo planificar un evento de recaudación de fondos que excederá las objetivos y expectativas.


Paso 1: define bien tu causa

Tener claro por qué estás recaudando dinero y para quién lo estás recaudando te ayudará a crear una estrategia promocional y un plan operativo claros. Todas las demás decisiones se derivan de esta "declaración de misión". Definir tu causa sobre el papel es el primer paso para poner en marcha un plan de acción claro y exitoso.


Paso 2: establece un objetivo de recaudación


¿Cuánto dinero esperas recaudar? Considera vías como la venta de entradas, donaciones, fila cero, subastas en directo, subastas silenciosas y crowdfunding.

Pero recuerda que las donaciones no son la única forma de apoyar una causa. Tu evento también creará conciencia y catalizará la creación de redes. Al organizar un evento sin fines de lucro o de recaudación de fondos, es importante tener en cuenta todos los objetivos potenciales.


Paso 3: crea el presupuesto de tu evento benéfico

Deberás recaudar fondos más allá del importe que va a gastar. Un presupuesto bien elaborado te ayudará a mantener tus gastos en perspectiva y a obtener más por el dinero invertido. Asegúrate de que el presupuesto incluya todos los detalles, desde el lugar del evento, hasta el catering y los aparcacoches, si fuera el caso.

Siempre deja un pequeño espacio en tu presupuesto para los imprevistos. Es mejor exceder tus objetivos que tenerlos comidos por los gastos imprevistos.


Paso 4: Identifica bien a tu público objetivo

Llamar a la audiencia que desea atraer te ayudará a planificar una mejor recaudación de fondos y a comercializarla adecuadamente. ¿Tu organización benéfica atrae a una generación o tipo de interés en particular? ¿Es una recaudación de fondos local o es una causa universal? ¿Será un asunto  sólo para invitados se comunicará al público en general?

Al definir tu audiencia, puedes determinar las mejores formas de llegar a posibles asistentes y donantes. A partir de ahí, seguirás tu plan de marketing y divulgación.


Paso 5: Encuentra el lugar perfecto

Elije un lugar, posiblemente algo no tradicional que infundirá tu evento con estilo. Algunos lugares pueden estar dispuestos a hacer descuentos o incluso llegar a donar el precio del espacio para asociarse con una buena causa. Ser flexible te puede ayudar a asegurarte un sitio para tu evento a un precio más bajo.

Asegúrate de hacer las preguntas correctas al examinar el sitio para tu evento. Saber exactamente lo que está incluido en el precio es vital para su resultado final.


Paso 6: establece un tema para tu evento de recaudación

Las personas en general están entusiasmada de apoyar una buena causa, pero también quieren pasar un buen rato. Los millennials en particular son "la generación de las experiencias". Les encanta gastar dinero creando recuerdos, y el tema de tu evento ayudará mucho a provocar lo que les espera.

Recuerda: "Recaudar dinero" no es un tema. "Noche de recaudación para solteros" si lo es. Para inspirar a los donantes, presenta una idea divertida y única a la que les encantará asistir (y recapitulando en sus redes sociales).

Considera tanto tu causa como tu audiencia. ¿Qué le resultaría entretenido a tu público objetivo que estaría en sintonía con tu causa? Si no te sientes creativo, lee el artículo "100 ideas únicas para recaudar fondos que realmente funcionan".


Paso 7: promociona agresivamente tu evento de recaudación

Todos los eventos necesitan marketing, pero algunos necesitan más marketing que otros. Para un evento de recaudación de fondos, difundir la palabra es crucial: afecta directamente tu capacidad para cumplir y superar tus objetivos.

Los modelos tradicionales de recaudación de fondos incluyen invitaciones enviadas por correo, llamadas telefónicas y correo directo. Hoy, por supuesto, tenemos lo digital a nuestra disposición. Cree una estrategia para los canales digitales que emplearás: marketing por correo electrónico, marketing de contenido, publicidad y más.

Las redes sociales son uno de tus mayores aliados aquí. Y específicamente Twitter, que se ha demostrado que es una plataforma poderosa para promover la recaudación de fondos. De hecho, una sola parte de un evento en Twitter genera un promedio de 8 € en la compra de entradas.


Paso 8: decide cómo aceptarás las donaciones

Necesitarás al menos una forma de recolectar donaciones. Pero para obtener los mejores resultados (es decir, los más lucrativos), no te limites a un solo método de donación.

Comienza con una plataforma de venta de entradas para eventos online, que puede aceptar cobros digitales y móviles por adelantado y ayudarlo a rastrearlos.

Para las ventas en la puerta, elije un proveedor de venta de entradas que proporcione una aplicación para acelerar las ventas de última hora.

Y para aquellos que no pueden asistir al evento real, póngaselo fácil. La tecnología de hoy en día te lo permite. También puedes configurar una opción de donación en tu página de eventos para donaciones digitales rápidas y fáciles.


Paso 9: Apóyate en tu gran comunidad

A los millennials les encanta expresarse online. Casi la mitad de ellos admite asistir a eventos en vivo para tener algo para compartir en las redes sociales. Así que darles algo para compartir al proporcionarles un rico contenido online. Como idea, puedes incentivarlos a compartir tu causa online con un sorteo de entradas.


Paso 10: automatiza tu tecnología de eventos de recaudación

La mayoría de los eventos de recaudación de fondos no tienen presupuestos enormes. Cualquier forma en que puedas hacer que tus operaciones o marketing sean más eficientes reducirá tus gastos. Hoy en día, es muy fácil automatizar muchas tareas que los humanos realizan de forma repetitiva.

Los correos electrónicos automatizados pueden enviar a los invitados información detallada del evento al momento de la compra de la entrada. Las herramientas de administración de redes sociales pueden consolidar tus esfuerzos de publicación y seguimiento en todas las plataformas.


Estas son solo algunas ideas, pero seguiremos publicando más ideas en este blog.

Fecha 01-04-2020
    fiestas de recaudación

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